ORGANISATION ADMINSTRATIVE

L’Organisme spécialisé Dot SCM a notamment pour missions de :

  • Elaborer son Règlement intérieur ;
  • Contrôler la gestion assurée par l’Unité d’Exécution de Projets ;
  • Recruter les membres du personnel clé de l’UEP par la procédure d’appel d’offres public ;
  • Sanctionner les membres fautifs de l’Unité d’Exécution de Projets conformément au Règlement intérieur ;
  • Emettre un avis de non-objection sur les décaissements des fonds suivant la fourchette déterminée par le Règlement intérieur ;
  • Rendre compte de sa gestion à la fin de chaque trimestre au comité de supervision, d’orientation, de suivi et de contrôle ;
  • Contrôler le niveau d’exécution des travaux d’infrastructures réalisés par les entreprises en charge ;
  • Informer le comité de supervision, d’orientation, de suivi et de contrôle de sa gestion ;
  • Approuver le plan de trésorerie ;
  • S’assurer de la mobilisation des fonds de la dotation auprès des entreprises minières ;
  • Définir et approuver les critères d’éligibilité des projets de développement communautaire ;
  • Approuver le plan de travail et budget annuel (PTBA), les termes de référence et le budget des projets élaborés et proposés par l’Unité d’exécution des projets (UEP) ;
  • Faciliter l’harmonisation avec les initiatives des réalisations des projets similaires existants au niveau local ;
  • Elaborer et mettre en œuvre les plans de passation des marchés publics ; et
  • Assurer le suivi des fonds mis à la disposition des projets et capitaliser les résultats.

       L’Unité d’Exécution de Projets doit présenter les rapports mensuels, trimestriel et annuel. Ces rapports doivent contenir les éléments suivants : – état de trésorerie dont la conciliation des comptes bancaires et la situation de caisse ; – gestion des biens meubles et immeubles ainsi que les consommables ; – taux d’exécution et suivi budgétaire. L’Organisme spécialisé se réunit une fois par trimestre en session ordinaire. Il peut se réunir en session extraordinaire en cas de nécessité.

A.   Bureau exécutif

1)   Le Président de l’Organisme

Il a pour missions :

  • Représenter l’Organisme ;
  • Convoquer les sessions ordinaires et extraordinaires ;
  • Communiquer au nom de l’Organisme dans la presse, les médias, le niveau central et envers l’UEP ;
  •  Prendre des décisions au nom de l’Organisme, sous sa responsabilité personnelle et celle de l’Organisme. Ses principales missions sont :
  • Signer les contrats au nom de l’Organisme ;
  • Mettre en œuvre les actions et les décisions de l’Organisme ou issues des sessions ordinaires et extraordinaires à travers l’UEP ;
  • Agir en justice pour défendre les intérêts de l’Organisme (conformément au Règlement intérieur) ;
  • S’assurer de la bonne marche de l’Organisme : ressources humaines, moyens techniques, administration… ;
  • Superviser les réunions de l’Organisme, du bureau ainsi que les sessions ;
  • Mener les débats pendant les réunions ;
  • Superviser les tâches du Trésorier et du Secrétaire rapporteur.

2)   Le Trésorier

       Il est le responsable des comptes et des finances de l’Organisme. Il a pour missions de :

  • Contresigner avec le Président en vue de la sortie des fonds ;
  • Viser sur les fiches de paie et autres documents financiers présentés par l’UEP avant signature du Président ;
  • Assurer la tenue des livres de comptes : les dépenses et les recettes ;
  • Soutenir la politique financière définie par l’Organisme ;
  • Proposer les objectifs à atteindre en termes d’entrée d’argent ;
  • Établir le budget prévisionnel et le soumet au Président en vue de le présenter à l’Organisme ;
  • Présenter la situation financière au Bureau : les fonds disponibles, les recettes à pourvoir, les dépenses à engager, etc.

             En outre, le Trésorier est chargé de :

  • Conduire le budget et favorise la prise de responsabilité de tous ;
  • Veiller sur la gestion des fonds de l’Organisme ;
  • Assurer les relations avec le Département financier de SICOMINES ;
  • Travailler en étroite collaboration avec le Président pour la gestion de l’Organisme.

3)   Le Secrétaire Rapporteur

  • Suppléer le contreseing de la sortie des fonds avec le Président de l’Organisme, en cas d’empêchement du Trésorier ;
  • Élaborer les ordres du jour, les documents de travail et les comptes rendus de réunion , en veillant à réaliser les résultats suivants : Disponibilité de procès-verbaux et de décisions établis de manière précise, objective et neutre en vue d’engager des actions appropriées à l’avenir ; Reflet fidèle des discussions et des décisions intervenues lors des réunions/sessions dans les comptes rendus analytiques et autres rapports ; Assurance quant au respect des délais fixés pour la distribution des documents ;
  • Participer aux réunions et veiller à la disponibilité des documents (Préparer et élaborer des déclarations, des notes d’orientation et des schémas d’intervention pour le Président du Bureau, en veillant à réaliser les résultats suivants : Contribution au déroulement efficace, efficient et ordonné des différentes réunions/sessions ; et Disponibilité des informations de base nécessaires à la prise de décisions éclairées et au bon déroulement des réunions) ;
  • Effectuer des enregistrements des réunions, et assurer le suivi des réunions et de la mise en œuvre des décisions/résolutions ;
  • Dresser les projets de compte rendu analytique des réunions/sessions de l’Organisme (en veillant à réaliser les résultats suivants : Fourniture, dans les comptes rendus analytiques, d’informations précises et pertinentes en temps utile sur les questions examinées et les décisions adoptées ; et Mise en place de toutes les lignes directrices requises en matière de procédure pour les réunions/sessions et bonne connaissance des procédures applicables et règlements intérieurs applicables) ;
  • Dresser les rapports des réunions internes/externes, conformément aux instructions du Bureau (en veillant à réaliser les résultats suivants : Fourniture en temps utile, à travers les procès-verbaux des réunions, d’informations précises et pertinentes ; et Reflet fidèle des discussions/décisions dans les procès-verbaux) ;
  • Prêter assistance au Président du Bureau dans le traitement des correspondances générales et les contacts internes et externes (en veillant à réaliser les résultats suivants : Efficacité et caractère opportun de la communication interne/externe ; Fourniture de notes d’information et de données précises ; et Accomplissement de toute autre tâche, telle que requise par le Président du Bureau).

B.   L’Unité d’Exécution des Projets

1)   Chef DES PROJETS

  • Prévoir, organiser, coordonner et contrôler le travail au sein de l’Unité d’Exécution des Projets ;
  • Requérir du personnel clé de l’UEP le tableau de bord sectoriel et produire un tableau de bord à soumettre au Président pour lui faciliter le pilotage ;
  • Gérer le personnel clé et le personnel d’appoint de l’Unité d’Exécution des Projets ;
  • Obtenir du Responsable Administratif et Financier les Plans de décaissement, les viser et les soumettre au Président de l’Organisme pour approbation ;
  • Obtenir du Président de l’Organisme les Plans de décaissement approuvés par les Ministres ayant en leurs attributions les Mines et les Affaires Sociales, puis le remettre au Comptable pour exécution ;
  • Obtenir de l’Auditeur interne un programme d’audit et le transmettre au Président de l’Organisme pour approbation, puis le remettre à l’Auditeur interne pour exécution ;
  • Viser en apposant sa signature sur les bons de paiement ou bons de dépense, déjà approuvés par le Responsable Administratifs et Financier (RAF), qui aura déjà vérifié et validé les dépenses si elles sont budgétisées et s’il y a du crédit disponible dans la rubrique concernée par la dépense ;
  • Transmettre les bons au Président de l’Organisme pour ordonnancement ;
  • Remettre les bons au Comptable pour exécution ;
  • Veiller à la rédaction et transmission périodique des rapports ;
  • Présenter aux Membres de l’Organisme, avant leur prise en compte, les projections des projets avec l’évaluation de leurs coûts ;
  • S’assurer du suivi des travaux sur terrain et des inspections techniques ;
  • Contrôler la gestion des infrastructures, du matériel et du charroi automobile de l’Organisme ;
  • Rendre compte à l’organisme, de chaque étape d’exécution des marchés publics.

2)   Responsable Administratif et Financier

a.    Sur le plan administratif
  • Sous la supervision du Chef des Projets, il a la gestion administrative du personnel (identifier le besoin en fonction du nombre d’employés, mesurer l’efficacité du personnel y compris en passant par le pointage, planifier et suivre l’horaire de travail, répartir des tâches, proposer le temps et la procédure de recrutement et tenir informé le public ciblé, assurer la formation et la promotion du personnel, s’occuper du règlement du personnel, s’assurer de la documentation technique du personnel) ;
  • Proposer les gratifications et sanctions ;
  • Effectuer le contrôle des tâches administratives au sein de l’Unité d’Exécution des Projets
  • Gestion des contrats avec le personnel ;
  • Produire le rapport de la gestion du personnel.
b.    B. Sur le plan financier
  • Proposer les plans des décaissements à court, moyen et long terme ;
  • Faire exécuter les plans de décaissent approuvés ;
  • Viser les dépenses si elles ont été budgétisées et s’il y a du crédit disponible dans la rubrique sollicitée ;
  • Prévoir, organiser et faire le suivi de l’exécutions des tâches en rapport avec les finances ;
  • Elaborer les rapports financiers. 

3)   SUPERVISEUR TECHNIQUE

  • Accompagner, sous la supervision du Chef des Projets, l’Organisme dans l’identification des projets (conseil technique quant à la pertinence, le choix du lieu, etc.) ;
  • Aider le Chef des Projets dans la planification de l’exécution des projets choisis par la Communauté et intégrés au Budget de l’Organisme (le temps favorable, la chaine des résultats, la cohérence, etc.) ;
  • Organiser le travail de supervision et produire un tableau de bord à soumettre au Chef des Projets pour faciliter le pilotage ;
  • Gérer des infrastructures, du matériel et du charroi automobile de l’Organisme ;
  • Préparer des spécifications techniques et bordereaux quantitatifs de tous les projets, avant leurs intégrations dans la procédure des marchés publics ;
  • Faire le suivi des travaux sur terrain ;
  • Effectuer des inspections techniques lors de l’exécution des projets ;
  • Elaborer des rapports d’inspections liées à la conformité aux normes établies, et à la qualité requise pour chaque projet.

4)   Comptable

  • Ravitailler la caisse de l’organisme, gardée dans un coffre-fort, en se servant d’un chèque bancaire ou un ordre de paiement établi par le Président de l’Organisme, dûment visé conjointement avec le Trésorier ou le Secrétaire Rapporteur ;
  • Procéder au paiement des bons de dépenses liées au fonctionnement, au paiement du personnel et aux investissements, dûment visés par le Responsable Administratif et Financier, le chef des Projets, le Trésorier, et ordonnancés par le Président de l’Organisme (ordonnateur) ;
  • Pourvoir au financement des projets de développement, suivant le plan de décaissement, dans la même procédure : établissement des bons de paiement ou bon de dépense, approbation du RAF, visa du CP, visa du Trésorier, ordonnancement du Président de l’Organisme ;
  • Enregistrer toutes ces opérations comptables suivant les règles universelles de comptabilité ; – Organiser le classement des documents comptables ;
  • Produire le rapport périodique.

5)   Auditeur interne

  • Phase de planification
  • Phase d’accomplissement
  • Phase de communication 
  • Phase de suivi des actions de progrès
a.    Modes opératoires :
  1. Valoriser le niveau de risques (Cartographie des risques)
  2. Élaborer le programme de travail
  3. Conduire la réunion d’ouverture
  4. Constituer les preuves d’audit
  5. Élaborer les recommandations
  6. Conduire la réunion de clôture
  7. Effectuer périodiquement un audit administratif et financier en produisant les documents suivants :
  8.  Plan d’audit
  9. Lettre de mission
  10. Programme de travail
  11. Document de travail
  12. Fiche d’observations
  13. Rapport d’audit
  14. Rapport d’activité annuel d’audit interne
  15. Cartographie des risques.

6)   Secrétaire Permanent

  • Assure la gestion technique, administrative et financière de la Cellule de gestion des projets et des marchés publics.
  • Il est chargé notamment de :
  • Mettre en œuvre, sous la supervision du Chef des Projets, en collaboration avec l’Autorité de régulation des marchés publics, les outils standards de gestion, les manuels de procédures, les logiciels informatiques et le site intranet, pour lui permettre de disposer en temps réel des instruments nécessaires à l’exécution de cette mission ;
  • Mettre en œuvre l’ensemble des procédures d’enregistrement de différentes phases des procédures de préparation, de passation et d’exécution des marchés, qu’elles soient administratives, techniques ou financières, et en assurer l’archivage par des méthodes modernes et efficientes ;
  • Procéder à des vérifications périodiques et inopinées des chantiers et des matériels en cours de fabrication ;
  • Réaliser des opérations de suivi de l’exécution du marché sur la base de la planification de l’opération et des délais contractuels ;  
  • Vérifier la qualité des prestations et de leur conformité aux spécifications ou aux termes de référence ;
  • Assurer le suivi de l’exécution financière des marchés et formuler des avis sur la pertinence des travaux supplémentaires demandés ainsi que sur l’application des pénalités de retard prévues par les contrats ;
  • Participer aux activités de réception provisoire, partielle ou définitive des prestations ;
  • Tenir un fichier des marchés examinés par la sous-commission d’analyse ;
  • Tenir dans le registre infalsifiable, pré numéroté et paraphé par l’Autorité de régulation des marchés publics, les procès-­verbaux des réunions dont les extraits lui sont régulièrement transmis ;
  • Veiller à la bonne tenue des archives des marchés attribué ;
  • Contrôler l’existence des garanties dont la mise en place est prévue par la réglementation en vigueur.